Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Innastus Oy (jäljempänä Innastus)
Y-tunnus: 2556013-5
Rekisterin yhteyshenkilö
Ville Lahti
Sähköposti: ville.lahti@vbay.fi
Puhelin: +35840 500 3424
Rekisterin nimi ja rekisteriselosteen muuttaminen
Rekisterin nimi on Innastus Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri.
Innastus päivittää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä käytäntöjä ja tätä tietosuojaselostetta, mikäli esim. palveluiden tai liiketoiminnan muutos tai esim. lainsäädännön tai viranomaisten ohjeiden tai määräysten päivittyminen sitä edellyttää. Muutokset tulevat voimaan, kun päivitetty tietosuojaseloste on julkaistu. Tämä versio on julkaistu 6.2.2025.
Peruste tietojen käsittelylle ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Innastus käsittelee henkilötietoja liiketoimintansa harjoittamista varten tämän tietosuojaselosteen, lain ja viranomaisten ohjeiden sekä määräysten mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakkaiden hankinta ja markkinointi, asiakassuhteen luominen, ylläpito, hallinta ja yhteydenpito, palveluiden tuottaminen ja tarjoaminen itse tai käyttämällä alihankkijoita tai yhteistyökumppaneita. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia Innastuksen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisesta voimassa olevien lakien mukaisesti.
Innastus tarjoaa palveluita yrityksille, yhteisöille ja kuluttajille ja tuottaa palvelut itse tai käyttää alihankkijoita tai yhteistyökumppaneita, joten tiedot voivat olla yritys- tai yhteisöasiakkaiden, Innastuksen alihankkijoiden tai yhteistyökumppaneiden edustajien tietoja tai henkilöasiakkaiden henkilötietoja. Lisäksi tiedot voivat olla esimerkiksi sopimuksen toiseen osapuoleen tai vastapuoleen liittyviä tietoja ja toimeksiantoihin muuten liittyviä tietoja. Henkilötiedot kerätään pääosin henkilöltä itseltään tai henkilön työnantajalta.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietojen käsittely
Innastus rekisteröi ja käsittelee potentiaalisen asiakkaan, asiakkaan, alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden tietoja kuten nimi, syntymäaika ja sosiaaliturvatunnus (esimerkiksi kauppakirjoihin tai juridisiin asiakkaille tehtäviin asiakirjoihin liittyen), Y-tunnus, asema, yritys/organisaatio, verkkoyhteyden IP-osoite (mikäli käyttäjä on antanut suostumuksen), yhteystiedot, laskutustiedot, tiedot tilatuista palveluista tai tehdyistä sopimuksista ja niiden sisällöstä, muut asiakassuhteeseen ja toimitettaviin palveluihin liittyvät tiedot sekä työnantajan tiedot ja tiedot, jotka ilmenevät esim. kaupparekisteriotteesta tai muusta julkisesta asiakkaaseen tai toimeksiantoon (esim. Maanmittauslaitoksen kiinteistörekisteri ja kaupparekisteri) liittyvästä rekisteristä. Innastus rekisteröi myös sopimuksen allekirjoittajan tai toimeksiannon tilaajan henkilötiedot, jotka liittyvät sopimukseen tai tilaukseen ja jotka asiakas, alihankkija tai yhteistyökumppani on Innastukselle toimittanut.
Tietoja käsittelemme:
Asiakashankintaan ja markkinointiin olemassa oleville ja uusille asiakkaille.
Uutiskirjeiden ja muiden tiedotteiden lähettämiseen ja hallinnointiin.
Online- ja livetilaisuuksien, koulutusten ja tapahtumien markkinointiin, järjestämiseen ja hallinnointiin.
Yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen ja yhteistyöehdotusten vastaanottamiseen, niihin vastaamiseen ja hallinnointiin.
Palveluiden tarjoamiseen, yhteistyöhön suhteessa alihankkijoihin ja yhteistyökumppaneihin sekä niihin liittyvään yhteydenpitoon.
Referenssien tai suositteluiden keräämiseen, hyödyntämiseen ja julkaisemiseen.
Palautekyselyihin, markkinatutkimuksiin ja analyyseihin.
Palveluiden ja liiketoiminnan arviointiin ja kehittämiseen.
Taloushallintoon (esim. laskutus, perintä, kirjanpito, talousseuranta, raportointi ja verotus).
Asiakaspalveluun (esim. palautteet, reklamaatiot, yhteydenpito ja asiakassuhteen hoito).
Rekisteröidyn oikeuksien suorittamiseen (esim. tietojen tarkistaminen ja oikaisupyynnöt).
Niiden vaatimusten noudattamiseksi mitä lainsäädäntö edellyttää (esim. kirjanpito ja verotus).
Viranomaisten ja tuomioistuinten tiedonsaantioikeuksien toteuttamiseksi.
Väärinkäytösten ja tietoturvauhkien ehkäisemiseen ja hallintaan.
Oikeudellisten vaateiden ja vakuutuskorvaushakemusten valmisteluun ja hallinnointiin sekä muutoin vakuutuksiin liittyen.
Liiketoiminnan uudelleen järjestelyyn (esim. yrityskauppa, liiketoimintakauppa ja fuusio).
Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat oikeutettu etumme (esim. oikeus hankkia asiakkaita ja markkinoida palveluita, helppo asiointi ja viestintä, toimeksiantojen suorittaminen ja palveluiden tarjoaminen, liiketoiminnan kehittäminen ja edistäminen, turvallisuuden varmistaminen, vaateiden ja oikeuksien hallinta, oikeus hakea korvauksia sekä oikeus järjestellä liiketoimintaa uudelleen), sopimusvelvoitteet ja oikeudellisten lakisääteisten velvoitteiden ja oikeuksien täyttäminen.
Henkilöllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely markkinointiin lähettämällä siihen liittyvän kiellon osoitteeseen ville.lahti@vbay.fi
Innastus käsittelee seuraavia tietoryhmiä:
Nimi, yhteystiedot ja muut henkilöön liittyvät tunnistetiedot.
Työ- tai luottamusasemaan liittyvät tiedot.
Asiakkuuteen liittyvät tiedot.
Tapahtumiin ja viestintään liittyvät tiedot, kuten ilmoittautumiset, kiinnostuksen kohteet, uutiskirjeiden tilaukset tai muun viestinnän toimittamiseen liittyvät tiedot.
Suostumustiedot, kuten markkinointiin, uutiskirjeisiin, referensseihin tai suositteluihin liittyvät tiedot.
Palaute ja markkinatutkimustiedot kuten valitukset ja palautteet, asiakastyytyväisyyskyselytiedot, markkina- ja markkinointitutkimustiedot.
Tiedot, jotka alihankkija tai yhteistyökumppani välittää Innastukselle toimeksiantoon tai yhteistyöhön liittyen.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötietojen käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista tai lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään tietoja. Esimerkiksi virheeseen tai vahingonkorvaukseen liittyvään reklamaation maksimiaika on 10 vuotta. Henkilötiedot poistetaan, kun edellä mainitut edellytykset eivät enää täyty.
Verkkosivut, evästeet ja sosiaalinen media
Innastuksen verkkosivuilla (www.vbay.fi ja www.vasarajanuija.fi) käytetään sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä, joiden käyttöön ei tarvita käyttäjän suostumusta. Lisäksi käyttäjällä on mahdollisuus valita (opt-in) voidaanko henkilötietoja käyttää myös suorituskyvyn parantamiseen ja analytiikkaan sekä mainontaan. Mikäli käyttäjä hyväksyy henkilötietojen (IP –osoite ja lokaatio kaupunkitasolla) käsittelyn, käytetään tietoja verkkosivuston kävijämäärän mittaamiseen ja liikenteen lähteiden tunnistamiseen. Tiedoilla voidaan parantaa sivuston toimintaa. Mikäli käyttäjä hyväksyy mainontaan liittyvän henkilötietojen käsittelyn voivat mainosyritykset näyttää kiinnostuksen kohteita vastaavia mainoksia.
Innastus kerää ja käsittelee myös tietoja sosiaalisen median sivustoilta (esim. LinkedIn, Instagram ja Facebook), mikäli käyttäjä seuraa, kommentoi, jakaa tai tykkää julkaisuista taikka lähettää Innastukselle viestejä, seuraaviin tarkoituksiin:
Palveluiden markkinointi ja myynti
Palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen
Asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi ja viestintä
Henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etumme (mm. markkinointi, asiakashankinta, liiketoiminnan kehittäminen ja asiakassuhteen hoitaminen).
Käsittelemme seuraavia tietoryhmiä:
Nimi, muu tunniste ja yhteystiedot.
IP –osoitteet ja paikkatieto kaupunkitasolla (mikäli käyttäjä on antanut nimenomaisen suostumuksen).
Muut tiedot kuten kommentit, tykkäykset, jakamiset, seuraamiset ja viestit.
Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä tai verkkosivujen analytiikasta, jos käyttäjä on antanut tietojen käsittelyyn nimenomaisen suostumuksen, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, julkisista verkkopalveluista tai verkkosivuilta, tarjouksista ja sopimuksista, asiakastapaamisista tai tilaisuuksista ja muista tilanteista, joissa potentiaalinen asiakas, asiakas, alihankkija tai yhteistyökumppani luovuttaa tietojaan.
Henkilötietojen luovuttaminen
Innastus luovuttaa henkilötietoja seuraaville tahoille:
Internet sivujen ylläpitoa tarjoava yritys. Innastus käyttää internet sivujen ylläpidossa ja niihin liittyvissä henkilötietojen käsittelyssä kansainvälistä, luotettavaa pilvipalvelua.
Pilvipalvelun ja tietokoneohjelmistojen tarjoajat. Innastus käyttää henkilötietojen käsittelyssä kansainvälisiä, luotettavia tietokoneohjelmistojen ja pilvipalveluiden tarjoajia.
Taloushallinnon-ohjelmiston tarjoaja ja tilitoimisto sekä mahdolliset tilintarkastajat. Innastus käyttää taloushallinnossa suomalaisen toimijan tarjoamaa ohjelmistoa ja palvelua. Lisäksi tietoa voidaan käsitellä tilitoimiston ja mahdollisesti tilintarkastajien toimesta.
Internet sivujen ylläpitäjä, pilvipalveluiden ja tietokoneohjelmistojen tarjoaja ja taloushallinnon-ohjelmistojen tarjoaja sekä tilitoimisto ja tilintarkastajat käsittelevät henkilötietoja lukuumme erillisten sopimusten mukaisesti ja vastaavat osaltaan mm. siitä, että mahdolliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja sen perusteella annettujen ohjeiden ja mallien mukaisesti.
Lisäksi Innastus voi luovuttaa tietoja:
Viranomaisille tai tuomioistuimelle lain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa tai liittyen oikeudellisen toimeksiannon suorittamiseen.
Oikeudelliselle avustajalle, esim. oikeudelliseen toimeksiantoon liittyen.
Viranomaisille esim. asiakkaan tietojen rekisteröimiseksi (esim. kiinteistön lainhuudon hakeminen) tai tietojen luovuttamiseksi Innastukselle (esim. asiakkaan tai kiinteistön tietojen hakeminen kiinteistörekisteristä, kaupparekisteristä tai digi- ja väestötietovirastosta)
Vakuutusyhtiölle esim. vakuutuskorvauksen saamiseksi tai asiakkaan toimeksiannon suorittamiseksi.
Alihankkijalle tai yhteistyökumppanille, jos toimeksianto tai palvelun tuottaminen sitä edellyttää.
Liiketoiminnan uudelleen järjestelyn yhteydessä, esim. yrityskauppa, liiketoimintakauppa tai fuusio.
Tietoja luovutetaan vain siinä laajuudessa, kuin on kussakin tapauksessa välttämätöntä.
Oikeus tarkastaa tiedot ja vaatia tietojen korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus mm. tehdä selvityspyyntö rekisteriin tallennetuista omista tiedoista ja vaatia mahdollisten virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista, vaatia rajoittamaan osittain tai kokonaan tietojen käsittelyä ja kieltää tietojen käyttö suora- ja muuhun markkinointiin taikka peruuttaa nimenomainen suostumuksensa markkinointiin.
Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen ville.lahti@vbay.fi. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa, ellei laki edellytä nopeampaa käsittelyaikaa. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä voi Suomessa tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).